Hoe maak je communicatie-afspraken?
In organisaties is er vaak discussie over wat kan, wat mag, wat moet en wat niét kan in de communicatiewerking. Elke medewerker of bestuurder heeft een eigen idee over de aanpak van communicatie. Communicatie heeft baat bij goede afspraken tussen de communicatiedienst en het bestuur.
Waarom maak je afspraken over communicatie?
Een afsprakennota helpt om communicatie te structureren. Het doel van zo’n nota is om als communicatiedienst samen met collega’s en bestuurders de communicatie:
- Te richten: wat willen we bereiken met communicatie?
- In te richten: welke rolverdeling en welke initiatieven?
- Te stroomlijnen: hoe laten we dat allemaal geolied verlopen?
Kortom: communicatie-afspraken maken helpt om discussies uit de wereld te helpen en maakt het communicatiewerk consistenter, kwaliteitsvoller en effectiever.
Hoe maak je afspraken?
Met een afsprakennota maak je communicatie-afspraken concreet en helder voor iedereen. Goed nieuws, je hoeft niet vanaf nul te beginnen. Kortom ontwikkelde een inspiratienota die je kan gebruiken wanneer je zelf een afsprakennota wil maken. De inspiratienota vind je onderaan bij ‘Documenten’.
De inspiratienota is een goed startpunt voor organisaties die op zoek zijn naar een eigen afsprakenkader. Elke organisatie is uniek. Dat betekent dat je de nota niet klakkeloos kan overnemen. Hoe ga je er dan mee aan de slag? We zien deze stappen terugkomen bij jouw communicatiecollega’s:
-
Neem er de inspiratienota bij en houd die tegen het licht van je organisatie. Schrap, pas aan, of voeg afspraken toe om tot een nota te komen die past binnen de organisatie.
-
Met de eerste versie van de afsprakennota ga je naar het management. Hoe kijken zij hiernaar? Bespreek wat eventueel anders moet en stuur bij.
-
Daarna leg je het voor bij het bestuur. Hoe het daar binnenkomt, is afhankelijk van bestuur tot bestuur. We hoorden verhalen waarin het voorstel zonder problemen werd goedgekeurd. Bij anderen verliep het moeizamer. Als je echt wil dat het gedragen wordt, is het zaak om het bestuur te betrekken. Wat willen ze anders zien? Wijs daarbij ook op de gevolgen van hun voorstellen. Dat kan een werk van lange adem zijn, maar het loont eens je duidelijke afspraken hebt.
Hoe zorg je ervoor dat de afspraken worden nageleefd?
Eens de afsprakennota is afgeklopt, is het niet de bedoeling dat die stof ligt te vergaren. Met deze tips houd je het document levendig:
-
Bij de onboarding van een nieuwe collega verwijs je naar de afsprakennota en leg je relevante afspraken uit.
-
Bij een voorval waar een collega of mandataris zich niet aan de afspraken hield, ga je langs of bel je even om het voorval uit te klaren en de afspraken te herhalen.
-
Voel je dat gemaakte afspraken in de praktijk moeilijk te realiseren zijn? Neem die dan even onder de loep en maak hier een agendapunt van op een volgende vergadering om dit eventueel aan te passen.
Wat is de inspiratienota?
In 2019 introduceerde Kortom een inspiratienota voor communicatie-afspraken. Die maakten we samen met een twintigtal communicatiecollega’s uit lokale besturen die hiermee over nadachten. Deze nota kreeg een update, de laatste versie dateert van oktober 2024.
Deze inspiratienota is voornamelijk gericht op lokale besturen, maar zeker ook interessant voor andere (overheids)organisaties. We werken aan een algemene nota voor overheid en een nota voor social profit. Maar in tussentijd kan je hieruit zeker ook inspiratie halen.
