1. Breng collega’s op de hoogte

Werk met een gemeenschappelijke verlofkalender en kondig op tijd aan wanneer je verlof gaat opnemen. Heb je één of meerdere communicatiecollega’s? Dan kunnen jullie ervoor kiezen om met een permanentie-systeem te werken waarbij er altijd minstens één medewerker aanwezig is op jullie dienst.

Ben je de enige communicatiemedewerker in je organisatie? Dan is het belangrijk om betrokken collega’s (bv. communicatie-antennes*) op de hoogte te brengen. Zo kan je regelen dat er iemand beschikbaar is voor communicatie-opdrachten tijdens je verlof.

*Communicatie-antennes zijn medewerkers die geen communicatiefunctie uitoefenen maar wel af en toe communicatie-opdrachten opnemen in je organisatie.

 2. Spreek af wie je back-up is

Maak goede afspraken wie bepaalde opdrachten kan overnemen. Is er iemand die de sociale media kan opvolgen? Of is er een collega die artikels voor je magazine kan nalezen? Spreek dit goed op voorhand af, zodat je back-up-collega’s hier rekening mee kunnen houden.

Specifiek voor lokale besturen is het bijvoorbeeld ook belangrijk om de D5-verantwoordelijkheid af te spreken: neemt iemand dit over? Wie kan en mag er in het weekend gestoord worden? Is het crisiscommunicatieplan up-to-date en kent de D5-vervanger de afspraken? Stem dit goed af met je collega’s.

3. Maak een planning

Een goede voorbereiding is het halve werk. Je wil graag van een stressvrije vakantie genieten, dan kan een goede planning je daarbij helpen. Zijn er opdrachten die zeker opgenomen moeten worden tijdens je verlof? Of kan er iets blijven liggen? Maak een planning voor jezelf, zodat je een heldere to-do-lijst kunt maken voor je collega’s.

 4. Verzamel richtlijnen 

Als je collega’s weten wat er op de planning staat, zorgt dit al voor veel duidelijkheid. Maar niet alles is volledig te voorspellen. Want wat moet er gebeuren als er een persvraag binnenkomt? Of hoe moet iemand reageren als er haatspraak is op sociale media? Afhankelijk van je functie kan het waardevol zijn om bepaalde richtlijnen neer te schrijven.

Probeer je te richten op de meest voorkomende situaties met mogelijke oplossingen. Zo help je je collega’s om onverwachte opdrachten zelfstandig op te nemen en op te lossen. Maar weet dat zulke richtlijnen nooit waterdicht zijn. Je kan je nu eenmaal niet op álles voorbereiden. En dat is helemaal oké.

5. Brief je collega’s

Je collega’s weten wanneer je met verlof gaat, wie welke opdrachten overneemt en wat er op de planning staat. Top! Organiseer dan enkele dagen voor je verlof nog een overlegmoment om de belangrijkste afspraken te overlopen. Zo is er ook nog ruimte voor vragen.

6. Stel je out-of-office-mail slim in

Een out-of-office mail is vanzelfsprekend als je afwezig bent. Zorg ervoor dat in je automatische mail duidelijk is wat de verzender van de mail kan verwachten:

• Wanneer ben je weer bereikbaar?
• Wordt je mailbox opgevolgd?
• Wie kan gecontacteerd worden bij dringende vragen?

Schakel je out-of-office-mail al een dag voor je verlof in. Zo hoef je niet tot het laatste uur mails te beantwoorden en heb je ruimte om je taken af te werken. Je kan deze mail ook een dag langer laten lopen. Dan leg je jezelf wat minder tijdsdruk op wanneer je weer aan het werk bent.

7. Maak je gsm vakantieproof

Werk je met één gsm voor je werk- en privé-contacten? Dan kan je werk-apps zoals MS Teams even verwijderen om niet in de verleiding te komen toch berichten te checken. Als je de sociale media beheert, kan het ook helpen om de meldingen van deze apps af te zetten.

Zie je het zitten om bij noodsituaties bereikbaar te zijn? Spreek dan goed af wat je onder een ‘noodsituatie’ verstaat. Bepaal ook wie jou kan contacteren tijdens je verlof. Deze afspraken zijn noodzakelijk om je grenzen te bepalen en de verwachtingen te verduidelijken.

Staat je verlof gepland? En is je voorbereiding klaar? Dan hebben we nog één belangrijke boodschap voor jou: geniet van je vakantie. Werk uit, ontspanning aan.