Tegenwoordig weet elke organisatie maar al te goed hoe belangrijk het is om nieuwe werknemers warm te verwelkomen op de eerste werkdag. Maar hoe zorg je ervoor dat je nieuwe collega zich al deel van het team voelt voor dat moment? Ellen Van Hoof en Jonas Heuts van Insilencio vertellen ons hier meer over.

Feestelijk moment

Ellen: “Ik ben heel blij dat vandaag het belang van een goede onboarding steeds vaker wordt erkend door organisaties. Sommige organisaties zullen nog wel wat zoeken naar de juiste aanpak, maar het bewustzijn is er wel. En dat is al heel belangrijk. Maar de periode tussen het moment waarop je een contract ondertekent en je eerste werkdag is ook een belangrijke fase. Dit is de preboarding, en daarvoor is er nog te weinig aandacht.”

Jonas: “Bij preboarding kun je met weinig efforts er al iets heel moois van maken. Kleine dingen kunnen een verschil maken, bv. de persoon toevoegen aan een WhatsApp-groep.”

Ellen: “In de war for talents vandaag de dag stellen we vast dat de preboarding minstens even belangrijk is als de onboarding. Wanneer je iemand aanwerft mag je er echt een feestelijk moment van maken. Je moet proberen om die persoon al een onderdeel te laten voelen van de organisatie vóór de eerste werkdag.”

“We willen tijdens de preboardingsfase de nieuwe collega al helemaal het gevoel geven dat ze deel uit maken van ons team” – Ellen Van Hoof

10 emoji’s

Ellen: “Wanneer iemand bij ons een contract ondertekent geven we die medewerker een goodiebag met onder andere een drinkbus. Het is een meerwaarde om zoiets al op voorhand te geven, want die eerste werkdag is voor velen een hele overrompeling van kennismakingen en materiaal ontvangen.”

“Daarnaast sturen we ook meteen een uitnodiging voor onze WhatsApp-groep met collega’s. In die groep krijgen ze dan de vraag om zich voor te stellen aan de hand van 10 emoji’s. Als we een teamdag organiseren, dan nodigen we ook de mensen uit die hun eerste officiële werkdag nog moeten starten. Na zo’n teamdag is er een drink, het ideale moment dus om kennis te maken met je nieuwe collega’s. We willen tijdens de preboardingsfase de nieuwe medewerker al helemaal het gevoel geven dat ze deel uit maken van ons team.”

Jonas: “Belangrijk is wel dat je goed afstemt met je nieuwe collega in hoeverre die persoon op de hoogte wil blijven van projecten en events tijdens de preboardingfase. Sommige mensen zijn in die periode nog een vorige job aan het afronden en dan is het belangrijk om die tijd te respecteren. Veranderen van job is nog steeds een van de meest impactvolle gebeurtenissen in iemands leven.”

Wil je meer weten over hoe je een succesvolle pre- en onboarding uitwerkt voor je organisatie? Lees ons artikel in Kortompedia.