In onze zoektocht naar redactiestatuten merkten we al snel: er is veel vraag naar, maar er zijn weinig (recente) voorbeelden. Daarom gingen we op zoek naar de basiselementen voor een redactiestatuut en vatten we in dit artikel samen wat je er allemaal in opneemt.

1. Strategische keuzes

Het eerste luik van het redactiestatuut zijn de strategische keuzes van het magazine.

Waarom een magazine?

Wat je als eerste opneemt in je redactiestatuut, is de meerwaarde van het magazine voor de organisatie. Waarom wil de organisatie een magazine? En welke functie neemt het magazine op binnen de communicatiemix? Maak in drie zinnen duidelijk waartoe jouw magazine bijdraagt. Die scherpe omschrijving is de basis voor alles wat volgt in het redactiestatuut.

Voor Kortom Revue, het ledenmagazine van Kortom, omschreven we dat zo:

“Kortom Revue is het Kortom-inspiratiemagazine met inspirerende verhalen en meningen uit het communicatievak. Dit is een stand van zaken dat goede praktijkverhalen, interviews met experten en relevante bevindingen uit onze publicaties bundelt. De focus ligt op het delen van kennis en het versterken van het community-gevoel.”

Wat zijn de doelstellingen?

Wat zijn de doelstellingen van het magazine? Als je goed omschreef waarom je een magazine maakt, dan kan je uit die omschrijving meteen enkele doelstellingen halen. Typische communicatiedoelstelling van een magazine zijn:

• Informeren
• Inspireren
• Verbinden
• Activeren
• …

In een redactiestatuut licht je de belangrijkste doelstellingen toe.

Wie wil je ermee bereiken?

Wie behoort tot je lezerscommunity? Iedereen bereiken heeft geen zin, dat doet teniet aan je communicatie-inspanningen. Ga liever voor een afgebakende doelgroep. Omschrijf wie je lezers zijn en welke kernmerken je lezers typeren.

Wie werkt mee aan het magazine?

Een belangrijk aandachtspunt in het redactiestatuut zijn de mensen die meewerken aan het magazine. Omschrijf wie de leden van het creatieteam zijn, welke taken communicatie-antennes hebben (als je hen inzet) en wat de rol van het bestuur of leidinggevenden is.

• Creatieteam

Je creatieteam zijn alle mensen die intern meewerken aan het magazine. Wat verwacht je van wie? Wie neemt welke taak op zich en welke taken besteed je uit? Hier geef je het creatieteam het mandaat en vertrouwen om telkens een kwalitatief magazine af te leveren.

• Communicatie-antennes

Vele organisaties kiezen ervoor om antennes uit de verschillende diensten in te zetten. Ze zijn de voelsprieten op de werkvloer. Zo kan je verhalen uit alle hoeken van de organisatie verzamelen en mis je geen relevante informatie.

Maar dat is niet eenvoudig. Maak van in het begin duidelijk dat de keuze voor onderwerpen bij het creatieteam ligt, niet bij de communicatie-antennes. En dat niet elke tak uit de organisatie per se evenveel aandacht krijgt in het magazine, of überhaupt in elk magazine aan bod komt.

Wat dan wel? De hulp die je nodig hebt en hoe je samenwerkt met antennes bepaal je zelf en omschrijf je duidelijk in het redactiestatuut. Nodig je communicatie-antennes uit op de redactieraad? En zo ja, hoe vaak gaat deze door? Hoe geven communicatie-antennes hun topics door? …

Hoe werk je samen met het bestuur of leidinggevenden?

In een redactiestatuut omschrijf je het mandaat voor het creatieteam. Daarmee dus ook de grenzen aan de inspraak van het bestuur of leidinggevenden en hoe je met hen samenwerkt. Wat verwacht je van het bestuur, op welke manier krijgen ze inspraak in de topics die aan bod komen? En moeten ze hun goedkeuring geven voor druk, of leg je het voor ter info?

Enerzijds heb je als creatieteam de vrijheid nodig om telkens een kwalitatief magazine te kunnen opleveren. Anderzijds moet je ervoor zorgen dat het magazine dezelfde koers blijft varen als de organisatie, en daarvoor heb je de hulp van het bestuur wel nodig. Door met hen te overleggen, blijf je voeling hebben met relevante topics.

Daarnaast bepaal je ook op welke manier het bestuur al dan niet in het magazine zelf mag komen. Idealiter staan geen politici of bestuursleden in het magazine. Dat strookt niet met wat de lezer wil lezen en uit wiens mond die de boodschappen wil horen. In sommige organisaties valt het niet te vermijden, en krijgt de burgemeester of voorzitter van de raad van bestuur een voorwoord met foto. In nog andere organisaties is er de afspraak dat bestuursleden afwisselend en in beperkte mate een quote met foto in het magazine krijgen. Bewaak in elk geval dat je magazine nooit als politieke communicatie wordt gebruikt. Goed afbakenen is dus de boodschap, om latere discussies te vermijden.

Wat is het budget?

Het budget dat voor handen is, is allesbepalend voor het aantal pagina’s, de frequentie, voor welke papiersoort je kiest en welke taken je kan uitbesteden. In dit stuk van het redactiestatuut neem je op welke taken door een externe partner worden uitgevoerd en hoe lang die samenwerkingen lopen.

Hoe vaak verschijnt het magazine?

Hoeveel magazines breng je op jaarbasis en op welke momenten komen die edities? De frequentie van het magazine is afhankelijk van de doelstelling van het magazine, hoeveel edities het creatieteam aankan en hoeveel budget er voor handen is om mee te werken.

2. Inhoudelijke keuzes

Nadat de strategische keuzes omschreven zijn, duiken we het magazine zelf in en lijst je de inhoudelijke keuzes op.

Wat zijn de bladpijlers?

De hoofdthema’s van het magazine zijn je bladpijlers. Elk verhaal die je brengt in het magazine, kan je ten minste onder een van die pijlers brengen, of onder meerdere. De bladpijlers zijn kenmerkend en fundamenteel voor het magazine.

Wat neem je wel en niet op?

Om de selectie voor topics eenvoudiger te maken, en bij discussie makkelijker te kunnen staven waarom je sommige voorstellen niet selecteert, maak je een lijstje van voorwaarden waaraan de verhalen voor het magazine moeten voldoen. Met welke criteria houd je rekening bij de selectie van verhalen?

Voor welke elementen heb je extra aandacht wanneer je verhalen kiest? Denk hierbij bijvoorbeeld aan diversiteit bij de mensen die je aan het woord laat. Je maakt een blad voor je lezerscommunity, dus wil je ook dat iedereen uit die community zich herkent in het magazine. Verder denk je ook aan diversiteit in de topics die je wil brengen.

Hoe is je blad opgebouwd?

In het redactiestatuut schets je hoe het magazine is opgebouwd. Die opbouw bestaat uit zowel de bladformule als een afwisseling tussen verschillende formats, losse artikels en rubrieken.

• Bladformule

De bladformule bestaat uit een bladopening, bladkern en bladsluiting.

In de bladopening wil je de lezer vooral teasen. Je etaleert wat er binnenin het magazine te vinden is, en maakt mensen warm om het magazine te lezen.

Daarna volgt de hoofdbrok van het magazine, de bladkern. Dit is een aaneenschakeling van verschillende artikels en rubrieken. Korte en lange stukken tekst wisselen elkaar af en er is voldoende aandacht voor beelden. Dat zorgt voor een aangenaam bladritme.

Tot slot eindig je met de bladsluiting. Wat plaats je op de laatste pagina’s en hoe zorg je ervoor dat je afsluit met een klepper?

• Formats, losse artikels en rubrieken

Met welke formats wil je aan de slag? Een format is een manier om een verhaal op te bouwen en te brengen. Dat gaat bijvoorbeeld om een interview, een tijdslijn, een voxpop, een kalender, enzoverder. Door met formats te werken, dip je je boodschappen in een storytellingsausje en zorg je ervoor dat de lezer zich in de verhalen herkent en die verhalen beter blijven plakken.

Je kan ervoor kiezen om een format enkel te gebruiken omdat dat nu eenmaal past bij de opzet van het artikel en het perspectief dat je wil brengen. Dat is een los artikel zonder dat een gelijkaardig stuk in de vorige of volgende editie te vinden is. Hiermee creëer je vrijheid voor het creatieteam.

Rubrieken zijn formats die meerdere keren terugkomen, dat zorgt voor herkenbaarheid in het blad. Bijvoorbeeld, je brengt telkens een favoriet plekje van iemand in beeld, loopt een dagje mee met iemand of brengt de tip van de maand.

Het is verstandig om in het redactiestatuut al wat aandacht te schenken aan de formats en rubrieken die je wil gebruiken. Hier kan je naar teruggrijpen om inspiratie op te doen, en kan je voorstellen meteen categoriseren volgens geschikt format of rubriek.

Dit geeft je ook een bepaalde richting in de zoektocht naar informatie of de invalshoek waarin je de boodschap brengt.

Wat is de tone of voice?

De tone of voice is de schrijfstijl waarin je de verhalen brengt. Je denkt  na over:

• Hoe je de lezer aanspreekt. Met je of u?
• Of je dichtbij de lezer staat, of een afstand bewaart.
• Of je humor in het magazine brengt. En zo ja, op welke manier.
• Of er al dan niet plaats is voor tussentaal.
• …

Beeldvorming

Aandacht schenken aan beelden is even belangrijk als aan de tekst. Daarom omschrijf je wat je in beeld wil brengen, hoe je dat doet, waar beelden moeten komen en in welke stijl je de beelden brengt. Zowel voor foto’s als voor illustraties klop je een bepaalde stijl af die past bij de tone of voice van het magazine.

Je kiest dan wel voor herkenbaarheid in beeldvorming, toch is de briefing voor elk format verschillend. Weet dus wat je van de foto’s verwacht en wat voor beelden de fotograaf moet opleveren.

3. Met welke wetgeving en richtlijnen houd je rekening?

Er zijn een aantal regels waarmee je rekening moet houden. Denk maar aan:

• Auteursrecht
• Portretrecht
• Verantwoordelijke uitgever
• Vrijheid van meningsuiting

Hoe zorg je ervoor dat je de regels naleeft? Maak dat duidelijk in het redactiestatuut, zodat die regels voor iedereen duidelijk zijn. Zijn er andere principes of richtlijnen die belangrijk zijn specifiek voor jouw organisatie? Neem die dan ook mee op.

4. Wanneer evalueer je het magazine?

Tot slot neem je de evaluatie van het magazine op. Om een kwalitatief magazine te blijven maken, is het zaak om het af en toe te evalueren. Wanneer voorzie je momenten voor evaluatie en op welke manier gebeurt dat?

Evalueren doe je zowel bij aanvang van elke nieuwe editie, als jaarlijks en grondig eens in de zoveel jaar.

Nieuwsgierig naar meer? 

Benieuwd hoe anderen dat aanpakken? In bijlage vind je een redactiestatuut van gemeente Berlare en gemeente Zwevegem. Daarom ook bedankt aan de gemeentes om hun redactiestatuut te delen.

Maakte je zelf een redactiestatuut voor je (personeels)magazine en wil je dat delen? Deel het met Kortom-leden via de Kortommunity.