Hoe trek je vrijwilligers aan en behoud je ze met communicatie? Lessen uit de praktijk
Voor veel organisaties zijn vrijwilligers onmisbaar. Maar vrijwilligers vinden en ze behouden, is een uitdaging. Hoe kan communicatie hierbij helpen? Uilenspel vzw en Kom op tegen Kanker zetten elk op hun manier vrijwilligers in en delen hun aanpak. Wat kunnen we van hen leren?
Vrijwilligers zijn een belangrijke schakel in veel organisaties: ze zorgen voor extra mankracht en brengen frisse ideeën. Uilenspel vzw, een organisatie die inzet op eerlijke onderwijskansen, werkt vandaag met zo’n 500 vrijwilligers. De grootste groep van die vrijwilligers zijn begeleiders. Zij geven een volledig schooljaar 1 uur per week schoolse ondersteuning aan kinderen in maatschappelijk kwetsbare situaties.
Ook Kom op tegen Kanker werkt met een groot netwerk van vrijwilligers. Meer dan 1.800 mensen springen bij waar nodig en nog eens meer dan 13.000 mensen zetten acties op om fondsen te werven. De vrijwilligers hebben uiteenlopende taken: van mensen die eenmalig helpen op een event over vrijwilligers bij de Kankerlijn of in ziekenhuizen tot vrijwillige bestuurders.
Hoe communiceren zij over vrijwilligerswerk en met vrijwilligers?
Vrijwilligers vinden ...
Om een vrijwilligerswerking uit te bouwen, is de eerste stap mensen vinden en hen overtuigen om voor jouw organisatie te werken. Want waarom zouden ze voor jouw organisatie kiezen en geen andere?
Zowel Kom op tegen Kanker als Uilenspel zetten een breed netwerk aan offline en online kanalen in om vrijwilligers te vinden. Enkele tips:
-
De informatie op je website is de basis van je (digitale) communicatie. Zet de informatie duidelijk en makkelijk vindbaar op je website. Zoals in het voorbeeld van Kom optegen Kanker of Uilenspel.
-
Zet je eigen brede publiekskanalen in.
-
Maak vacatures voor vrijwilligers bekend via je website en vacaturekanalen. Denk daarbij aan Give a day, vrijwilligerswerk.be, 11.11.11 ...
-
Zet je eigen netwerk in. Voor beide organisaties blijkt mond-tot-mondreclame bijzonder goed te werken. Motiveer je huidige vrijwilligers om over je werking te praten tegen vrienden en familie. Kijk ook naar de talenten van je huidige vrijwilligers. Misschien kan je hen activeren om iets extra te doen. Jasmijn De Smet, communicatiemedewerker bij Uilenspel: “Tijdens een intakegesprek brengen wij ook het netwerk van de vrijwilliger in kaart: wat is zijn job, in welke verenigingen is hij actief, wat zijn de hobby's, talenten ... Misschien kan iemand wel fotograferen op een activiteit? Of helpen bij IT of fondsenwerving. Of wil die wel reclame maken bij zijn vereniging?”
-
Denk ook aan samenwerkingen. Om lokale vrijwilligers te werven, kan je contact opnemen met de communicatiedienst van steden en gemeenten om de oproep mee te verspreiden.
-
Overweeg gerichte advertenties op sociale media.
-
Genereer media-aandacht voor je werking via persberichten of samenwerkingen. Zo heeft Kom op tegen Kanker een overeenkomst met VRT. Maar het kan ook kleiner: een van de begeleiders van Uilenspel werd gevolgd door ‘Iedereen Beroemd’. “Die media-aandacht leverde een grote instroom op voor ons infomoment”, vertelt Jasmijn. “Dat was zeer positief, maar je moet je er bewust van zijn dat ook een groot deel weer afhaakt.”
... en overtuigen
De potentiële vrijwilligers hebben de weg naar jouw organisatie gevonden. Nu moet je ze nog overtuigen om ook effectief te starten.
Veel zal afhangen van de motivatie van de vrijwilliger (meer daarover lees je in dit artikel), maar ook als organisatie kan je helpen om de stap te verkleinen:
-
Blijf trouw aan jezelf en aan de missie van je organisatie. Bij Kom op tegen Kanker communiceren ze altijd een zeer hoopvolle boodschap: ‘ooit gaan wij kanker verslaan én we gaan het samen doen.’ Caroline Verschaeren van Kom op tegen Kanker: “Kom op tegen Kanker zijn niet de 100 medewerkers op kantoor, maar wel de duizenden vrijwilligers, actievoerders en donateurs. Opkomen tegen kanker kan op 1001 manieren. In onze communicatie tonen we hoe deze warme community elke dag het verschil maakt en verbinden we hen als leden van een grote familie of ‘club’.”
Ook bij Uilenspel blijven ze dicht bij hun DNA. Jasmijn: “Uilenspel is veel gegroeid, maar we blijven een gemoedelijke en warme organisatie. Hoe groot we ook worden: we willen dat je je welkom en gewaardeerd voelt. Daarom zetten we veel in op persoonlijk contact.”
- Zorg voor een goede omkadering. “Wij willen ons onderscheiden op vlak van professionaliteit. Vrijwilligers worden bij ons zeer goed ondersteund en begeleid”, vertelt Caroline. (Je ontdekt hier hoe.)
Vrijwilligers behouden
Eens een vrijwilliger gestart is, wil je hem of haar betrokken houden. Enkele tips:
-
Toon waardering: Zingeving is een grote drijfveer voor vrijwilligers. In de communicatie van Kom op tegen Kanker staat de impact van de vrijwilliger centraal. “In ons vrijwilligersmagazine Komop maken we de impact van een vrijwilliger op een patiënt of de werking zeer concreet door cijfermateriaal, interviews ... Daarnaast zetten we in op persoonlijke bedankingen: bedankingskaartjes, een dankdag met inspiratiesessies en optredens, Radio Komop op de dag van de vrijwilliger, enzovoort.”
-
Zet in op communitygevoel en persoonlijk contact. Jasmijn: “Wij organiseren regelmatig intervisies en andere momenten waarop vrijwilligers samenkomen. Zo kunnen ze kennis en ervaringen uitwisselen met elkaar. We organiseren ook soms evenementen waarop het gastgezin mag meekomen. We zien iedereen dan opleven.”
-
Stel je flexibel op: Het engagement van een vrijwilliger kan sterk verschillen naarmate er dingen veranderen in het leven. Daar is Uilenspel zich ook bewust van. Begeleiders kunnen bijvoorbeeld sporadisch helpen op een activiteit voor de gezinnen wanneer ze geen ruimte meer hebben voor een wekelijkse begeleiding. Of ze stromen op termijn door naar een bestuursfunctie. “We vinden het belangrijk om hierin flexibel te zijn en mee te surfen op de vragen en noden van onze vrijwilligers”, zegt Jasmijn.
Kortom: vrijwilligers werven is strategisch
Vrijwilligers werven, overtuigen en behouden vraagt een strategische aanpak: weet waar je ze kan bereiken, zorg voor een duidelijke boodschap en speel in op waardering en impact.
Wil je meer weten over strategisch vrijwilligers werven? Lees dan het artikel ‘Hoe trek je nieuwe vrijwilligers aan?’
