Een magazine dat je collega’s doet glunderen

Het is een tijdrovende opdracht, maar wel eentje met een sterk resultaat: een intern magazine. Het brengt het verhaal van je organisatie tot leven. Het feit dat je een magazine kunt vastnemen en doorgeven, zorgt voor extra impact.

Het communicatieteam van het Wit-Gele Kruis in Antwerpen vernieuwde recent haar intern magazine ‘t Kruis. De organisatie wou dichter bij de medewerkers staan. Stien Van Peer coördineert vanop de communicatiedienst het magazine.

Stien: “Een grote verandering was de uitbreiding van de redactieraad. Dit is een groep medewerkers van verschillende diensten die betrokken wordt bij de keuze van artikels en onderwerpen. Als communicatieteam gaan we ook actief naar de verschillende afdelingen om verhalen te verzamelen. De betrokkenheid bij collega’s is daardoor sterk toegenomen.”

De gouden tip van Stien: “Laat mensen zelf aan het woord. Wij hebben bijvoorbeeld een estafette-rubriekje dat heel goed werkt. Het opzet? We stellen telkens de dezelfde vragen aan een andere medewerker. Bij elke editie geeft de persoon die de vragen heeft beantwoord het spreekwoordelijke stokje door aan een collega. Vaak voelt een medewerker zich dan heel vereerd om gekozen te worden. Het is een win-win: collega’s komen aan het woord in het magazine en betrekken daarna andere medewerkers.”

(Lees verder onder de foto.)

Een interne nieuwsbrief die medewerkers de weg wijst

Wil je makkelijk en snel medewerkers bereiken? Dan is een interne nieuwsbrief een handig kanaal. Zorg ervoor dat je dit niet te vaak doet (bv. max. 1 keer per week), dat berichten kort zijn en dat je met sterke beelden werkt die herkenbaar zijn voor medewerkers.

Maar dan is er ook de inhoud: welke berichten neem je op? Welke nieuwtjes moeten medewerkers weten, en welke wíllen ze vooral graag weten? Voor de interne nieuwsbrief ‘Kustflits’ van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust verzamelt Dominique Jauquet de verhalen.

Dominique: “Een goede mix van berichten is belangrijk. Je wil collega’s uiteraard graag informeren, dus een overzicht van activiteiten is een vaste waarde in onze nieuwsbrief. Maar het gaat verder dan dat: we nemen bijvoorbeeld ook nieuwtjes op zoals de introductie van nieuwe medewerkers, geboortes en pensioneringen, of we zetten eens een medewerker in de kijker.”

Medewerkers maken het nieuws.

Dominique Jauquet 

De gouden tip van Dominique: “Het is heel fijn om vast te stellen dat collega’s hun weg vinden naar mijn mailbox om ideeën door te sturen. Het is belangrijk om de informatiedoorstroom vlot te laten verlopen in je organisatie. Want medewerkers maken het nieuws. En de communicatiedienst is het centrale aanspreekpunt. Zorg er dus voor dat collega’s je makkelijk kunnen bereiken. Als ze je kennen, is de drempel lager om ideeën en nieuwtjes door te sturen voor je nieuwsbrief.”

Een intranet om collega’s dichter bij elkaar te brengen

Een intranet is een interessant platform om informatie te centraliseren. Maar het kan ook verbondenheid creëren. Want het is dé plek bij uitstek om met elkaar in dialoog te gaan. Een meerwaarde dus om voldoende in te zetten op het interactieve aspect van je intranet.

Interactie op ons intranet is een must.

Karen De Smedt 

Karen De Smedt van Brandweerzone Oost-Limburg nam de lead om een intranet te ontwikkelen. Met als resultaat: B.net. De sociale functie stond helemaal bovenaan het prioriteitenlijstje. Karen: “Interactie op ons intranet is een must. Bij elk bericht kunnen medewerkers een hartje geven of een reactie achterlaten. Wij volgen dit op en antwoorden als er vragen zijn. De dialoog aangaan is heel belangrijk, zodat mensen voelen dat ze gehoord worden.”

“De mix van verschillende soorten content houden we goed in balans. Je vindt uiteraard procedures en nieuwsberichten over de organisatie op ons intranet. Maar de meer ‘mensgerichte’ berichten zijn ook belangrijk. Daarvoor hebben we een community-luik opgericht. Medewerkers kunnen daar zelf berichten posten, bijvoorbeeld over een sportwedstrijd waar ze aan hebben meegedaan. Deze berichten lokken veel interactie uit. Dat is altijd leuk om te zien.”

De gouden tip van Karen: “Ons intranet kan je ook als app installeren op je smartphone. Dit is een belangrijke voorwaarde om ook medewerkers die weinig of nooit met een pc werken te bereiken via het intranet. Zorg ervoor dat de app gebruiksvriendelijk is, zodat medewerkers je intranet kunnen én graag willen gebruiken.”

Complimentenkaartjes die harten verwarmen

Soms kan de nadruk te veel gelegd worden op de dingen die niet zo goed gaan in een organisatie. En dat heeft impact op de werkcultuur. Hoe kan je het tij doen keren? Een klein gebaar kan dan een groot verschil maken.

Bij Crescendo CVO werden complimentenkaartjes ontwikkeld. Met deze kaartjes wil het communicatieteam de waardering voor elkaar centraal zetten. Martine Jansen werkte hieraan mee. Martine: “We zijn gestart met een digitale editie. Medewerkers konden dan een complimentenkaartje sturen via mail. We kregen meteen reacties dat dit een leuk initiatief was. Daarom hadden we besloten om opnieuw kaartjes uit te brengen, dit keer gedrukt. Het feit dat de kaartjes fysiek afgegeven konden worden maakte het extra leuk voor medewerkers om ze te gebruiken.”

“Omdat de kaartjes een succes blijven, lanceren we ook dit jaar een nieuwe editie. We proberen de kaartjes nog meer te personaliseren. We verwijzen bijvoorbeeld naar opleidingen die je bij ons kunt volgen. De leraren en cursisten voelen zich dan nog meer aangesproken.”

De gouden tip van Martine: “We bieden de kaartjes digitaal en in print aan. Dat maakt het makkelijker voor collega’s om het te versturen. Het is een en-en-verhaal. Geef de mogelijkheid om op verschillende manieren mee te doen met een actie.”

Wil je meer artikels lezen over interne communicatie? Duik in ons dossier op Kortompedia.