Tip 1: Maak een weloverwogen beslissing

Ja, advertenties maken het financieel gemakkelijker om jouw magazine te maken. Maar voor je nadenkt over hoe je die advertenties zal inzetten, is het belangrijk een weloverwogen beslissing te maken. Passen de advertenties bij jullie organisatie of in het concept van het magazine? Strookt het met de waarden van de organisatie, is er een echte meerwaarde en past het bij de doelstellingen?

Is het antwoord ‘ja’? Goed, lees dan gerust verder!

Tip 2: Stel jezelf de vraag welke organisaties kunnen adverteren

Mag elke organisatie of bedrijf adverteren of leg je een aantal voorwaarden op bij de soort organisaties die mogen adverteren? Bij Klasse bijvoorbeeld is de regel dat er een link moet zijn met het onderwijs. Een pretpark kan adverteren omdat leerkrachten met hun lerarenkaart daar korting krijgen. Een politieke partij is dan weer uit den boze.

Ook bij de Gezinsbond hebben ze duidelijke richtlijnen. Per magazine en doelgroep stellen ze specifieke vereisten die in lijn liggen met de missie en visie van het magazine. “Wanneer iets niet 100% zwart of wit is, stuurt de reclameregie ons dat door. We bekijken dan intern of het wel of niet kan. We bespreken elke onzekerheid voor we definitief toezeggen of weigeren. Zo willen we trouw blijven aan onze waarden, onze werken en onze gezinnen of leden”, vertelt Sarah Saelens van Gezinsbond.

Ook in het magazine Lokaal van VVSG letten ze erop dat de advertentie en bijgevolg adverteerders ‘niet ingaan tegen de belangen van de leden of tegen de organisatiewaarden’. Pieter Plas, hoofdredacteur van Lokaal: “Meestal is er geen probleem omdat het heel duidelijk is voor adverteerders welke doelgroep ze kunnen bereiken. Soms zijn er wel twijfelgevallen en dan overleggen we intern of het kan of niet. Bij andere advertenties zijn we principieel: je zal bijvoorbeeld nooit advertenties zien van private woonzorgvoorzieningen omdat we via de OCMW’s belangenbehartiger zijn voor de publieke woonzorgsector.”

Tip 3: Denk na over het aantal advertenties

Hoe meer advertenties, hoe meer kosten je kan drukken. Maar je wil natuurlijk het evenwicht tussen redactionele ruimte en advertentieruimte bewaren.

Bepaal in je conceptplank op welke pagina’s organisaties en bedrijven mogen adverteren en welke pagina’s strikt voor redactionele inhoud blijven. In het magazine van Klasse wijten ze bijvoorbeeld maximaal 8 pagina’s (van de 76) aan advertentieruimte. In Lokaal van VVSG is de verhouding advertentieruimte en redactionele inhoud ongeveer 1/6 tot 1/5. Op een editie van 64 pagina’s is dat ongeveer 10 à 12 pagina’s. Krijgen ze meer aanvragen, dan bekijken ze of ze de editie kunnen uitbreiden met extra pagina’s redactionele content.

Tip 4: Beslis hoeveel vormelijke en inhoudelijke vrijheid de adverteerder krijgt

Je weet nu wie mag adverteren en hoeveel advertenties je per magazine maximaal wil publiceren. De volgende vraag die je je kan stellen is hoe vrij je de adverteerder wil laten. Mag die eender welke advertentie insturen of moet er een goedkeuring zijn van de reclameregie? Zijn advertorials  - advertenties in de vorm van redactionele artikels - toegestaan? Ook op de inhoud kan je eisen stellen zodat die niet ingaan tegen de waarden van de organisatie of het magazine.  

Tip 5: Stel een duidelijke prijslijst op

Hoeveel vraag je voor een advertentie? Wat zijn marktconforme prijzen? Alles hangt uiteraard af van de grootte van de advertentie, de plaats in het magazine en het bereik van je magazine. Een advertentie op de achterflap kost doorgaans meer dan een advertentie op pagina 5 omdat lezers die pagina minder bekijken. En hoe groter je bereik, hoe meer je kan vragen.

Ga op zoek naar gelijkaardige magazines en bekijk daar de advertentievoorwaarden om een prijslijst op te stellen. Onderaan dit document vind je de links naar de advertentievoorwaarden van enkele organisaties.

Tip 6: Geef duidelijke instructies voor aanlevering

Hoe groot moet de advertentie zijn? Welke resolutie? Heb je een pdf of een ander formaat nodig? Hoe lang op voorhand wil je de advertentie ontvangen?

Spreek af met de vormgever en drukker wanneer je welke informatie moet ontvangen. Communiceer dat duidelijk aan de adverteerder zodat jullie niet voor verrassingen komen te staan.

Tip 7: Vergeet niet te overtuigen

Nu je op papier hebt gezet wat kan en wat niet kan, is het tijd om je magazine te verkopen. Bedrijven gaan niet zomaar adverteren in jouw magazine. Overtuig ze met de juiste argumenten. Wie is je doelgroep, hoeveel lezers heb je, wat is je bereik, de oplage, wat is de evaluatie van je magazine …? Allemaal gegevens die potentiële adverteerders kunnen overtuigen.

Een voorbeeld van hoe je dat doet, vind je bij Klasse.

Tip 8: Zoek eventueel hulp

Vind je het moeilijk om de juiste ratio te bepalen tussen redactionele en advertentiecontent? Voel je je niet zeker over prijszetting en opvolging? Overweeg dan om je te laten begeleiden. Zo werkt de Gezinsbond samen met een reclameregie: “Publicarto zoekt adverteerders voor onze magazines en werkt oplossingen op maat uit. Daarbij houden ze rekening met onze verwachtingen. We hebben op regelmatige basis ook overleg om de evolutie in de publiciteit te bespreken en eventuele opportuniteiten die zich aanbieden.”

Enkele voorbeelden

Hoe zien zo’n advertentievoorwaarden eruit en wat beslissen andere organisaties? Hieronder vind je een opsomming van voorbeelden

• Klasse 
• Denderleeuw
• Diabetesliga (zie bijlage)
• VVSG

Ben je zelf aan de slag gegaan met advertentievoorwaarden? Of wil je je ervaringen delen? Laat het weten aan marthe@kortom.be Dan kunnen we jouw voorbeelden en tips mee opnemen in dit artikel.