Wat is een communicatiebeleidsplan?
Een communicatiebeleidsplan is een goed uitgekiende leidraad, die richting geeft en prioriteiten stelt in de communicatie. Het is in de eerste plaats een routeplan: het geeft aan hoe je tot een eindbestemming komt.
Je ontwikkelt eigenlijk de krijtlijnen voor je communicatie: waarom, voor wie, waarover, hoe, waar, met welke kanalen, wanneer, door wie en met welke middelen gaan we communicatie opzetten? Zo voorkom je willekeur en een versnipperde ad hoc werking. En dat is meteen de reden waarom een plan opstellen zo belangrijk is.
Een communicatiebeleidsplan bouwt verder op wat in het algemene beleids- of legislatuurplan staat. De communicatiedoelen en -doelgroepen van het communicatiebeleidsplan sluiten aan bij de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. Een goed communicatiebeleidsplan ondersteunt het beleidsplan van de organisatie met een uitgebalanceerde en doelgerichte mix aan communicatie-initiatieven.
Een communicatiebeleidsplan opstellen
Een communicatiebeleidsplan kan je opstellen in vijf stappen:
- Maak een overzicht van (de meest prominente) doelgroepen van de organisatie;
- Maak een SWOT-analyse van de communicatie (een goede uitleg en tool om een SWOT-analyse te maken);
- Bepaal een handvol strategische doelen: de grote lijnen van wat je organisatie in essentie wil bereiken met haar communicatie;
- Bepaal de operationele doelstellingen: concrete doelstellingen, geformuleerd volgens het SMART-principe (zie later);
- Bepaal je acties: initiatieven en communicatie-instrumenten die samen de operationele doelstellingen realiseren
Aandachtspunten
Ga je een communicatiebeleidsplan opstellen? Houd dan deze twee aandachtspunten in het achterhoofd:
- Een communicatiebeleidsplan maak je niet alleen: Bij de ontwikkeling van een communicatieplan komt het er ook op aan om beleidsmensen en medewerkers te betrekken bij het bedenken, prioriteren en realiseren van communicatiebeleid. Zo zorg je voor een intern draagvlak. Dat draagvlak blijkt in de praktijk cruciaal om tot succesvolle communicatie te komen, en dus de communicatiedoelen te behalen.
- Zorg dat er ruimte is voor flexibiliteit in je communicatieplan: Een communicatiebeleidsplan is een goed instrument, maar mag je niet vastzetten. Onderweg kan je op onverwachte hindernissen stuiten, of moet je rekening houden met nieuwe ontwikkelingen in de samenleving of communicatievak. Zorg dus voor de nodige ruimte in je plan om eens iets nieuw uit te proberen, te experimenteren en onvoorzien zaken te communiceren.
