In dit artikel komen de volgende vragen aan bod: 

• Wat is een contentplan en waarom heb ik dat nodig?
• Wat staat er in een contentplan?
• Hoe vul ik een contentplan in?
• Hoe kom ik aan al die informatie?

Wat is een contentplan en waarom heb ik dat nodig?

Een evenwichtig samengestelde communicatiemix versterkt je boodschap. Wanneer je meerdere communicatiekanalen inzet, is het belangrijk een overzicht te houden op de balans tussen verschillende on- en offline kanalen. Een contentplan of contentkalender biedt structuur in jouw communicatiemix en is onmisbaar voor goed contentmanagement. Het is een kalender waarin je de content voor de komende maand(en) in een handig overzicht samenbrengt.

Je kan een contentplan dus inzetten voor posts op sociale media, maar je kan ook breder gaan en de planning voor het (personeels)magazine en de nieuwsbrief erin opnemen. Je zal merken dat de kalender een grote houvast biedt omdat je jouw communicatie over campagnes en projecten kan plannen en opvolgen. Zo’n kalender geeft niet enkel meer structuur aan de organisatie van jouw content, maar maakt het ook mogelijk om handig in te haken op de actualiteit.

Ik hou er niet van om in het wilde weg heel impulsief iets op te starten. Ik wil op voorhand weten welke content we gaan plaatsen en wat we ermee gaan doen.

Isolde Van Eenooghe - Politiezone Damme/Knokke-heist

Wat staat er in een contentplan?

In je contentplan zal je rekening moeten houden met de basisvragen van goede communicatie. Neem daarom minimaal de volgende elementen op:

• Boodschap: waarover wil je communiceren?
• Verantwoordelijke: wie gaat dit communiceren?
• Doelgroep: wie wil je bereiken met de boodschap? Houd hiermee rekening bij het opmaken van je uiteindelijke post.
• Kanaal: waar ga je dit allemaal communiceren (socialemediakanalen, nieuwsbrief...)?
• Type post: Kies je ervoor om een link te delen, een foto te posten of een video te maken? En welke visuals heb je hiervoor nodig?
• Tekst: Zorg voor de passende tekst om de boodschap te communiceren. Houd rekening met de eigenschappen van de gekozen kanalen.
• Timing: Wanneer wil je communiceren en welke tijdsinvestering brengt het mee om alles voor te bereiden?
• Budget: Heb je bepaalde financiële middelen nodig? 

Bijkomend kan je ook plaats voorzien voor:

• Thema (met kleurcodes): Het kan handig zijn om je boodschappen in te delen in campagnes, thema’s,… om de balans van thema’s in het oog te houden en te analyseren.
• Status (met kleurcodes): Wat moet nog gebeuren (en door wie)?

Elk kanaal heeft zijn mogelijkheden en beperkingen. Door rekening te houden met bovenstaande basisvragen, zal je automatisch de link leggen naar je communicatiedoelen. 

Hoe vul ik een contentplan in?

Als je je contentplan opbouwt, zoek je best afwisseling in volgende types content:

• Actualiteit: Welke dagen zijn belangrijk voor jouw doelpubliek? Bekijk een Top Topical kalender, vaak vind je veel inhakers waar je jouw boodschap aan kunt ophangen.
• Eigen planning en events: Welke gebeurtenissen staan op de planning? Welke beslissingen, events… moeten gecommuniceerd worden?
• Vaste formats: Je kan voor bepaalde content vaste formats bepalen die telkens terugkomen. Ze zorgen voor herkenbaarheid en opvulling van je contentkalender.

Bij stad Halle maken ze daarom een onderscheid tussen Booms & Beats: “Je hebt altijd enkele booms, dat zijn grote realisaties en evenementen waar we specifieke campagnes en plannen voor maken. Maar enkel daarmee kan je geen contentplanning opvullen, daarom heb je ook beats nodig. Bijvoorbeeld door te werken met inhakers of vaste formats”. Het is bovendien niet erg om af en toe goede content te hergebruiken zodat je planning steeds gevuld blijft.

Bij het invullen van je contenplanning is het ook belangrijk om rekening te houden met je doelgroep, je meerjarenplanning en om geregeld je planning te updaten.

1. Houd rekening met je doelgroep en meerjarenplanning

Wanneer je je contentplanning opmaakt, moet je rekening houden met de informatie die de doelgroep wil, en niet enkel met welke info jij kan bieden voor het behalen van jouw doelstellingen en strategie.

Voor ons is het niet belangrijk om een balans te zoeken tussen alle diensten en hen allemaal tevreden te houden. We moeten vooral kijken naar hoe interessant de onderwerpen zijn voor de inwoners.

Michiel Thijskens - gemeente Oudsbergen

Je eigen meerjarenplan of communicatieplan kan wel helpen om een balans te houden in je contentplanning. Bij stad Halle werken ze met formats die samenhangen met de doelstellingen en het meerjarenplan. De doelgroepen worden daarbij niet uit het oog verloren: “Wij gebruiken ons communicatieplan om formats te bedenken en ons contentplan in te vullen”, vertelt Jellina Vanderheijden van dienst communicatie. In de video hieronder geeft ze een concreet voorbeeld.

2. Updaten

Het is niet enkel de bedoeling dat jouw content voortleeft bij het doelpubliek, je moet ook zelf de contentkalender blijven opvolgen. Het updaten van dit levend document is zeer arbeidsintensief, maar zorgt er tegelijk voor dat je steeds voldoende content hebt. Eens je content voorbereid is, geeft het je ruimte in drukke periodes. Isolde Van Eenooghe van politiezone Damme/Knokke-Heist geeft mee: “Maak best in het najaar al je contentplanning voor het volgende jaar op om de grote lijnen uit te stippelen. Zo kan je dat als basis gebruiken om op verder te bouwen.”   

Hoe vaak je het herbekijkt en wanneer je plant is een eigen keuze. Plan de grote lijnen voor 6 maanden of een jaar en vul dan de planning op korte termijn verder aan. Dat kan bijvoorbeeld maandelijks of tweemaandelijks.

Bosgroep Limburg werkt met een driemaandelijkse planning, Pascal Van Hees legt hieronder in de video uit hoe zij dat aanpakken.

Nog een laatste tip: is er een (externe) crisis aan de gang? Bekijk je contentplan dan opnieuw en schrap de boodschappen die er niet meer in thuis horen. Niets zo gênant om reclame te maken voor een reis naar het buitenland als niet-essentiële reizen verboden zijn.

Hoe kom ik aan al die informatie?

Om je contentkalender in te vullen, heb je natuurlijk informatie nodig. En die input moet je als communicatiedienst verzamelen bij collega’s en andere diensten uit de organisatie. Hoe komt alles nu vlot tot bij jou? Enkele organisaties geven hun aanpak, lees het in dit artikel over contentflow.